Bujet Terbatas, Instant Office Solusinya

Saturday, October 27, 2012

Bujet Terbatas, Instant Office Solusinya



Bila Anda hendak memulai sebuah bisnis atau mempunyai bisnis sampingan maka tentunya membutuhkan kantor sendiri. Secara tradisional kantor yang terbayang oleh kita adalah sebuah bangunan yang penuh ruang-ruang dengan perabot standar kantor yaitu meja kursi, perangkat komunikasi dan seorang sekretaris atau operator telepon.

Namun bagi yang bermodal kecil atau pertumbuhan omzetnya belum tinggi, tentu menyewa rumah, ruko atau ruang kantor di gedung bertingkat bisa jadi sebuah pemborosan. Daripada pusing-pusing, tengok saja tawaran jasa instant office atau yang biasa juga disebut virtual office.

Memang penyedia jasa ini hanya dapat ditemui di kola-kola besar seperti Jakarta yang sewa lahan perkantoran mahal. Beberapa nama yang cukup terkenal sebagai penyedia jasa ini adalah CEO Suite. Mayapada, Marquee.

Namun sekarang semakin banyak perusahaan yang menawarkan jasa penyewaan alamat dan juga fasilitas kantor ini dengan tarif yang relatif murah. Bahkan di iklaniklan bans dengan mudah dapat ditemui penawaran virtual office yang berlokasi di lokasi bergengsi seperti di kawasan Segitiga Emas. Tarif sewanya pun tak lagi melulu dalam kurs dollar dan besarnya tergantung dana yang ada. Biasanya paling murah antara Rp 250 ribu/bulan sampai Rp 600 ribuan/bulan.

Dengan tarif sewa tadi, para penyewa akan memperoleh alamat kantor, nomor telepon, layanan dokumen (fotocopy, binding, dll), dan perangkat komputer.

Untuk mengoperasionalkan semua ini, layanan jasa virtual office menyediakan seorang sekretaris untuk menerima telepon dan klien, bahkan dengan tambahan biaya tertentu dapat melakukan aktivitas telemarketing.

Selain fasilitas di atas, para pemberi jasa virtual office biasanya juga mempunyai ruang meeting yang dapat disewa per jam. Jadi bagi mereka yang hendak melakukan meeting dengan klien maupun internal perusahaan tak akan kesulitan lagi. Daya tank utama yang dijual oleh virtual office tidak lain adalah alamat yang mentereng. Maklum saja dalam bisnis faktor imej dan bonafiditas tentu tak bisa ditinggalkan.

Contohnya adalah yang dialami Arman. Selepas PHK dari kantornya, Arman hendak berbisnis sendiri. Berkat hubungannya yang cukup balk dengan pengrajin-pengrajin di Yogya, Arman hendak berbisnis handycraft untuk diekspor ke luar negeri maupun mengisi kebutuhan pasar di Jakarta.

Karena usahanya baru bertumbuh maka semuanya masih dia tangani sendiri. Mulai dari berhubungan dengan meeting buyer sampai mengurus order pada pengrajin, packaging, dll. Namun seiring dengan berkembangnya waktu mulai muncul kebutuhan untuk memiliki kantor, agar kliennya mudah berhubungan dengannya.

Menyewa kantor tentu akan memakan biaya yang lumayan besar. Berdasarkan informasi dan rekannya, Arman lalu memilih menggunakan jasa instant office yang berada di kawasan Sudirman. la pun sekarang dapat tenang memfokuskan pada hal-hal yang mesti ditangani sendiri. Bila ada klien yang menelepon, semua pesan akan dicatat oleh sekretaris di instant office dan tidak lama kemudian sang sekretaris tersebut akan menyampaikan pesan tersebut padanya.

Selain itu pos anggaran juga bisa dihemat untuk dialokasikan untuk keperluan lain dalam pengembangan bisnisnya. Dengan memanfaatkan instant office dapat dihemat dana yang cukup lumayan. Untuk overhead per bulan, bila menggunakan jasa instant office hanya mengeluarkan US $200. Sedangkan bila menyewa ruangan kantor umumnya maka bisa mencapai US $1,290.

Sedangkan bagi Merry yang berprofesi sebagai konsultan keuangan, perkara imej adalah hal yang tidak bisa dikompromikan. Meskipun mempunyai rumah yang cukup luas di sebuah perumahan elit di timur Jakarta yang sebenarnya bisa difungsikan sebagai sebuah kantor, tetap saja ia merasa harus memiliki alamat di kawasan elit.

"Suatu hari saya membaca sebuah iklan virtual office di sebuah surat kabar. Karena alamatnya berada di bilangan SCBD maka iklan itu sangat menarik bagi saya," cerita Merry. Setelah berkonsultasi dengan sang suami akhirnya mereka berdua mendatangi alamat yang ada di koran tersebut, setelah membuat perjanjian tentunya.

Menurut Merry fasilitas yang disediakan di sana lebih dari cukup untuk memulai usahanya. "Saya bahkan seolah-olah mempunyai seorang sekretaris yang dedicated untuk saya," ujarnya sembari tersenyum. Tanpa pikir panjang ia pun mengambil penawaran tersebut dan kini di kartu namanya telah tertera alamat yang cukup mentereng.

"Bagi saya faktor alamat kantor ini cukup penting sebab orang Indonesia masih merasa lebih "percaya" dengan alamat elit," kata Merry. Buktinya sekarang ia merasa lebih mudah mendapatkan klien dibanding sebelumnya. "Kalau pun perlu meeting, saya tinggal menghubungi sekretaris yang ada di sana untuk diatur waktunya. Untuk ini saya memang harus membayar biaya tambahan. Namun saya hanya perlu membawa laptop karena proyektor dan layarnya tinggal pakai yang ada di sana," terangnya.

Namun bagi mereka yang tertarik memanfaatkan kantor model virtual office atau instant office ini juga harus teliti dengan penawaran yang ada. Pasalnya tak jarang apa yang dijanjikan pada kenyataannya tak sesuai.

Pernah suatu kali ada seorang teman yang menghubungi nomor telepon yang ada di kartu nama rekanan bisnis barunya. Alih-alih telepon diangkat, yang terjadi malah ia harus menunggu untuk waktu yang lama karena jalur telepon yang tertulis direct line terus sibuk. Akhirnya ia pun mencoba nomor lain yang di kartu nama bertuliskan hunting.

Ternyata yang mengangkat adalah seorang wanita yang malah tampak bingung untuk menyambungkan ke mana. Sang wanita malah balik bertanya mau dihubungkan dengan kantor siapa. Kontan saja imej rekan bisnis baru tadi lansung melorot karena ketahuan bahwa kantornya tidak seelit yang dibayangkan teman saya ini. "Padahal alamatnya cukup meyakinkan, di bilangan elit di pusat kota," ceritanya.

Jadi boleh saja Anda memanfaatkan virtual atau pun instant office tawaran instant office. Hanya saja perlu lebih cermat dan jika perlu mengecek terlebih dulu layanan yang dijanjikan. Hal inilah yang juga dilakukan Merry sebelum memutuskan "berkantor" di kawasan bergengsi tadi. "Saya minta nomor telepon perusahan yang sudah berkantor di sana. Lalu saya mencoba mengecek layanan yang diberikan pada saat makan siang, sebab biasanya waktu itulah sang "sekretaris" digantikan oleh orang lain selama makan siang," kata Merry memberikan tipsnya.

Bila semuanya beres maka tawaran menarik di atas memang layak dipertimbangkan sebagai bagian dari strategi bisnis yang jitu.Terlebih bagi Anda yang punya bujet tidak begitu longgar namun sudah ngebet untuk memulai atau mengembangkan usaha. Di mana ada kemauan maka di situ pasti ada jalan.
Sumber: Majalah Inview

0 comments :